En muchas agencias de viajes hay una idea bastante extendida: si la reserva se hace a nombre del cliente, el cliente paga directamente al proveedor y la agencia solo cobra su fee, entonces estamos ante una DAC y no hay mucho más que revisar.
Pero la realidad no siempre es tan simple.
De hecho, uno de los errores más habituales es pensar que basta con identificar una operación como DAC para dar por resuelto su tratamiento fiscal y documental. Y no es así. En este tipo de operaciones, lo importante no es solo cómo se trata la venta, sino cómo funciona de verdad en la práctica.
Cuando todo parece encajar
Hay un escenario que, a primera vista, parece claro. El servicio se compra a nombre del cliente, el cliente paga con su propia tarjeta de crédito y la agencia factura únicamente su fee de gestión. En este contexto, muchas agencias entienden que actúan como intermediarias y que la operación puede documentarse al amparo de la Disposición adicional cuarta del reglamento de facturación.
Hasta aquí, el planteamiento puede tener sentido.
Pero el problema aparece cuando esa misma operativa no se mantiene siempre igual.
El detalle que lo cambia todo
Con el tiempo, y por comodidad del cliente, a veces ocurre algo distinto: ya no paga el cliente directamente al proveedor, sino que lo hace la propia agencia. Después, el cliente paga a la agencia en un precio único que incluye transporte y/o alojamiento, servicios auxiliares y también ahora ya, el mal llamado fee.
Y aquí es donde deja de ser prudente afirmar automáticamente que seguimos ante una DAC.
¿Por qué? Porque en ese momento la agencia ya no se está limitando a intermediar de una forma neutra, es decir, en nombre y por cuenta de terceros. Está adelantando el dinero, centralizando el cobro y asumiendo una posición económica mucho más activa dentro de la operación. Ya podríamos empezar a encajar esta prestación como realizada en nombre propio.
La pregunta clave: ¿quién asume el riesgo?
Hay una forma muy sencilla de entender este asunto: preguntarse quién soporta el riesgo si el cliente no paga.
Si la agencia ha pagado al proveedor y luego el cliente no le abona el importe, el perjuicio económico lo soporta la agencia. Y este punto no es menor. Al contrario: es uno de los elementos que puede hacer que la operación deje de parecer una mera mediación en nombre por cuenta de terceros y se acerque mucho más a una actuación en nombre propio.
Por eso, no basta con decir que la reserva iba a nombre del cliente o que, en origen, el esquema parecía una DAC. Si en la práctica la agencia asume pagos, centraliza importes y corre con el riesgo de impago, hay que revisar con más profundidad si realmente sigue siendo correcta clasificar la operación como DAC.
No basta con citar la norma sin analizar la operativa
En estos casos es habitual invocar la Disposición adicional cuarta del reglamento de facturación como soporte documental. Sin embargo, conviene recordar que esa referencia no resuelve por sí sola todos los supuestos. La Disposición adicional cuarta del reglamento de facturación puede ser útil en determinadas operativas de mediación, pero no convierte automáticamente en mediación cualquier estructura en la que la agencia interviene cobrando o pagando por cuenta propia y asumiendo el riesgo del impago.
Dicho de otro modo: la norma documental no sustituye al análisis real de la operación.
Y ese análisis debe hacerse observando varios elementos a la vez: quién contrata, quién paga al proveedor, quién factura al cliente, quién recibe el cobro total y quién asume el riesgo económico final, en definitiva, revisar si existe un traslado en la posición del prestador del servicio en favor de la agencia de viajes.
Transporte y/o alojamiento y servicios auxiliares: más complejidad de la que parece
Además, cuando hablamos de transporte y/o alojamiento, acompañado de otros servicios auxiliares vinculados al viaje, el asunto todavía requiere más cuidado. En estos supuestos, no solo hay que mirar si existe un fee separado, sino si el conjunto de la operación, por su forma real de ejecutarse, puede encajar en el Régimen Especial Agencias de viajes.
Y aquí está uno de los puntos más delicados: muchas veces se parte de una lógica comercial de intermediación en nombre y por cuenta de terceros, pero la realidad operativa puede llevar a una conclusión distinta desde el punto de vista fiscal. Una agencia puede pensar que trabaja con una estructura sencilla y, sin darse cuenta, estar realizando operaciones que exigen analizar si procede el Régimen Especial Agencias de viajes.
El error no suele estar en una operación aislada
Una operación puntual puede generar dudas. Pero cuando este sistema se repite con frecuencia y además existe un volumen importante, la cuestión deja de ser anecdótica, ahí ya no basta con una interpretación flexible o con una práctica heredada.
Cuando una agencia trabaja de forma recurrente con operaciones en las que unas veces paga el cliente al proveedor y otras veces paga la propia agencia para después repercutir todo al cliente, debe comprobar si la forma de documentar esas ventas sigue siendo compatible con la Disposición adicional cuarta del reglamento de facturación o si, por el contrario, la realidad obliga a revisar el criterio aplicado.
Y de la misma forma, debe analizar si determinadas operaciones jamiento con pueden estar quedando dentro del Régimen Especial Agencias de viajes, aunque internamente se hayan tratado como si fueran simples servicios de mediación.
La conclusión: aquí hay mucho matiz
La idea principal es clara: hay mucho matiz, y precisamente por eso no conviene simplificar.
No basta con ver que existe una reserva a nombre del cliente y un fee para concluir que todo encaja sin más. Tampoco basta con mencionar la Disposición adicional cuarta del reglamento de facturación como si fuera una solución automática. Lo que realmente importa es la operativa completa y, sobre todo, quién soporta el riesgo real de la transacción.
Cuando estas operaciones son recurrentes y tienen un volumen considerable, la agencia necesita tener seguridad de que está actuando correctamente desde el punto de vista legal y fiscal. Porque ante una inspección no se revisa cómo llamabas tú a la operación, sino cómo se hacía en la práctica. Y si esa práctica no encaja con el criterio aplicado, pueden llegar regularizaciones, ajustes e incluso sanciones.
Por eso, antes de dar por hecho que una operativa es DAC o que queda fuera del Régimen Especial Agencias de viajes, conviene revisar todos los detalles con rigor.
Contacta con nosotros si necesitas más aclaración
Josep Chiva Masó
